Задвоение актов о приёмке — частая техническая проблема при работе в ЕИС, особенно если документы создавались через интеграцию с бухгалтерской системой или через региональную контрактную систему (РКС). Ситуация выглядит так: в карточке исполнения размещены два акта — один с отказом в приёмке, второй с принятием работ (товаров), при этом оплата уже проведена.
Почему возникает задвоение
Основные причины:
-
повторная загрузка документа через интеграцию с РКС;
-
ошибка при обновлении статуса документа («черновик» был отправлен повторно);
-
сбой при отклонении акта в ЕИС, когда система сохраняет запись, но не блокирует повторное размещение.
В итоге в карточке контракта в разделе «Исполнение» появляются два акта — один «Отказан» (или «Отклонён»), а второй «Принят» и проведён по оплате.
Что еще почитать? Самое интересное на портале
- Топ лучших агрегаторов для поиска тендеров в 2025 году
ТендерГуру, Ростендер, Бикотендер и другие. - Лучшие электронные торговые площадки (ЭТП)
Росэлторг, Текторг, ЭТП ГПБ и другие.
Можно ли удалить ошибочный акт
Удалить или скрыть ошибочно размещённый акт в ЕИС невозможно — система не позволяет удалять документы, размещённые в статусе «Размещено». Единственный допустимый вариант — разместить корректирующий документ, который отражает правильное состояние исполнения.
Алгоритм действий заказчика
-
Проверить корректность связки документов. Убедитесь, что акт, по которому проведена оплата, находится в статусе «Принят» и привязан к верной оплате.
-
Разместить корректировку. В разделе «Исполнение контракта» выберите функцию «Добавить документ» «Корректировка информации об исполнении». В комментарии укажите:
«Размещён ошибочный акт о приёмке № __ от __. Фактическое исполнение подтверждено актом № __ от __. Оплата проведена по корректному документу.»
-
Приложить служебную записку или пояснительную записку (в виде PDF-файла), где отражено, что задвоение возникло технически и на исполнение контракта не повлияло.
-
Проверить сведения в разделе «Оплата» — они должны соответствовать принятому акту, а не отказанному.
Закрытие контракта после исправлений
После размещения корректирующей информации система разрешит закрыть контракт, если:
-
по корректному акту отражено полное исполнение обязательств;
-
все оплаты размещены и подтверждены;
-
контракт не имеет «открытых» документов со статусом «черновик» или «на подписании».
Отказанный акт не препятствует закрытию контракта — ЕИС воспринимает его как завершённый, если статус документа «Размещён» и не связан с текущим обязательством.
Рекомендации
-
Не создавайте акт повторно вручную, если документ уже был отклонён и опубликован — это и вызывает задвоение.
-
При работе через РКС проверяйте журнал обмена: если документ не отправлен, лучше переформировать корректировку, а не дублировать исходный акт.
-
Если задвоение мешает закрытию (редкий случай), можно обратиться в техническую поддержку ЕИС через форму обратной связи с указанием идентификатора контракта и номеров актов.
Итог
При задвоении акта о приёмке в ЕИС удалять ошибочный документ нельзя — необходимо разместить корректирующее исполнение с пояснением. Если корректный акт и оплата отражены правильно, система позволит закрыть контракт, даже при наличии отказанного или ошибочного акта в разделе исполнения.
