Лучшие CRM-системы в сфере тендеров

Обзор: зачем нужна CRM в тендерах?

Компании, участвующие в большом количестве тендеров, сталкиваются с большим объемом данных и задач. Менеджерам тендерного отдела нужно готовить заявки, оформлять документы, общаться с заказчиками и строго следить за срокам. Ведение всего этого вручную (например, в Excel) чревато ошибками: можно пропустить дедлайн или подать документы не на тот конкур. CRM-система помогает организовать и автоматизировать тендерные процессы, чтобы избежать подобных ошибок.

Основные задачи, которые решает CRM в тендерах

• Контроль этапов и сроков. CRM фиксирует все этапы тендера и хранит ключевую информацию по каждой закупке. Система отслеживает сроки подачи заявок и аукционов и сохраняет историю контактов (звонки, письма, встречи) с заказчикам. Команда всегда видит актуальный статус каждого тендера и получает напоминания о наступающих дедлайнах.

• Автоматизация рутины. Повторяющиеся действия можно поручить системе. CRM позволяет сохранять шаблоны заявок и других документов, автоматически назначать задачи ответственным на каждом этапе и отправлять уведомления о важных события. Например, система напомнит, что «документы нужно было подготовить еще вчера» и поможет избежать ситуаций аврал.

• Единая база данных. Все сведения о тендерах и контрагентах хранятся централизованно. Создаются электронные карточки тендеров с необходимой информацией: название закупки, требования заказчика, приложенные файлы, текущий статус и т.д. Это позволяет навести порядок в документах и быстрее вводить в курс дела новых сотрудников.

• Аналитика результатов. CRM накапливает статистику по выигранным и проигранным торгам. Можно увидеть, какая доля заявок побеждает, проанализировать причины неуспехов, рассчитать прибыльность участия в закупка. Такие отчеты помогают принять решение, на каких тендерах фокусироваться, и улучшать стратегию участия.

• Совместная работа. В крупных организациях тендеры готовят несколько отделов (продажи, юристы, финансисты). CRM обеспечивает доступ всех участников процесса к единой информации. Сотрудники могут одновременно работать над задачами, видеть, кто и что сделал, согласовывать документы в систем. Это упрощает коммуникацию и делает процесс более прозрачным.

CRM-система позволяет организовать работу тендерного отдела эффективнее. По словам экспертов, без CRM сложно одновременно управлять множеством тендеро. Внедрение системы снижает риск ошибок (пропущенных сроков, потерянных документов) и способствует росту числа выигранных контрактов за счёт лучшего контроля и аналитики.

Виды CRM-систем для тендерной работы

Специализированные тендерные CRM

Решения, изначально разработанные под процесс участия в закупках. Они часто включают встроенный поиск тендеров, интеграции с электронными площадками, модули для 44-ФЗ/223-ФЗ. Например, система МЭЛТОР заявлена как «первая CRM для тендерных отделов поставщиков (44-ФЗ, 223-ФЗ, B2B)», позволяющая организовать бизнес-процессы, документооборот и контроль работы с закупкам. Преимущество специализированных CRM – готовый функционал под тендеры «из коробки», без необходимости глубокой доработки. Недостаток – более высокая стоимость и узкая направленность: такие системы менее универсальны, их сложно использовать за пределами тендерных задач.

Универсальные CRM

Массовые CRM-системы (для продаж, проектов), которые можно адаптировать под тендеры. Примеры: Битрикс24, amoCRM, Мегаплан, 1С:CRM. В них настраивают отдельную воронку продаж под тендерный цикл, создают карточки тендеров и контрагентов, прикрепляют сканы документов.
Плюс: гибкость и интеграция с другими процессами компании. Нередко такие CRM уже используются в организации, и их настройка под тендеры не требует покупки нового ПО. Минус: отсутствие встроенного поиска тендеров – данные о закупках нужно получать через внешние источники (порталы-агрегаторы) и загружать в CRM вручную или через интеграции. Универсальные CRM хороши для малого бизнеса (есть бесплатные или недорогие тарифы) и компаний, где тендеры – часть общей деятельности по продажам. Если же тендерные продажи являются основным направлением и требуют продвинутой аналитики, может понадобиться специализированное решение.

Кроме того, существуют порталы и агрегаторы тендеров – online-сервисы, не являющиеся CRM по своей сути, но жизненно необходимые для тендерной работы. Эти площадки собирают сведения о закупках со всех источников (ЕИС, ЭТП, коммерческие сайты) и позволяют удобно искать нужные конкурсы. Многие специализированные CRM имеют интеграцию с такими агрегаторами или сами содержат функции мониторинга.

Далее мы рассмотрим лучшие решения (CRM-системы и тендерные порталы) на российском рынке – как для малого/среднего бизнеса, так и для крупных корпораций.

Обзор лучших CRM-систем и порталов для тендеров

Специализированные CRM для тендерных продаж

К специализированным относятся CRM-системы, полностью ориентированные на тендеры и госзакупки. Они предоставляют инструменты для мониторинга закупок, ведения тендерных проектов, хранения документов и аналитики – всё в одном месте. Ниже приведено сравнение нескольких популярных решений этого класса:

Таблица 1 – Сравнение специализированных CRM-систем для тендерных продаж.

Помимо перечисленных, существуют другие решения: например, MetaTender CRM (позиционируется как удобная система, однако некоторые пользователи остались недовольны функционало) и OTC-CRM (продукт площадки OTC.ru с автоматическим подбором тендеров и встроенной клиентской базой). Выбор тендерной CRM зависит от масштаба бизнеса: небольшим компаниям часто бывает достаточно простых сервисов вроде TenderPlan или модулей в универсальных CRM, тогда как крупные поставщики ценят глубину специализированных систем (аналитику, интеграции, кастомизацию под свои процессы).

Универсальные CRM, адаптируемые под тендеры

Многие компании используют популярные CRM-системы общего назначения и настраивают их под тендерную работу. В этом преуспели такие продукты, как Битрикс24, amoCRM, Мегаплан, Salesforce, 1С:CRM и др. Их преимущества – широкие возможности вне рамок тендеров (управление продажами, маркетингом, сервисом), дружественный интерфейс и развитая экосистема интеграций.

Bitrix24 – один из лидеров российского рынка CR. Имеет бесплатный тариф для небольших команд, что привлекает малый бизнес. В Bitrix24 можно создать отдельную воронку для тендеров, где стадии сделки соответствуют этапам торгов. Например, компания «ИТ Стандарт» (9 сотрудников) внедрила Битрикс24 для тендерного отдела: перенесла базу тендеров из Excel в CRM, настроила воронку, автоматизировала постановку задач и контроль выполнени. В результате документы перестали теряться, заявки стали обрабатываться быстрее, а руководители получили прозрачную картину загрузки сотруднико. Этот кейс показывает, что универсальная CRM при правильной настройке закрывает ключевые потребности тендерного отдела.

amoCRM – еще одна популярная система, известная простотой работы с воронкой продаж. Прямо “из коробки” в ней нет специальных модулей под госзакупки, но многие тендерные отделы успешно используют amoCRM для учета заявок и коммуникации с заказчиками. Похожие возможности предлагают Мегаплан (сильная сторона – управление задачами и проекты закупок) и 1С:CRM (хорошо интегрируется с 1С-документооборотом, что удобно для подготовки контрактов).

Ключевое отличие универсальных CRM – отсутствие встроенного поиска тендеров. Поэтому компании обычно используют их в связке с тендерными порталами: находят нужные конкурсы на агрегаторах (о них – далее) и затем ведут эти проекты внутри CRM. Для связи можно настроить интеграции или импортировать данные вручную. Плюс в том, что универсальная CRM охватывает не только тендеры: в ней же можно вести и другие продажи, работать с клиентами вне закупок, управлять сервисом и т.д. Это выгодно компаниям, которые не хотят разрозненных систем для разных типов продаж.

Порталы и агрегаторы для поиска тендеров

Чтобы эффективно участвовать в закупках, важно вовремя находить подходящие тендеры. Официальный источник госзаказов – сайт ЕИС (zakupki.gov.ru), однако работать напрямую через ЕИС неудобно: там публикуются тысячи объявлений без дополнительных сервисов аналитики. Поэтому на рынке появились тендерные агрегаторы – коммерческие сервисы, собирающие тендеры со всех ключевых источников и предоставляющие расширенные возможности поиска.

Самые популярные агрегаторы в России: TenderGuru, Синапс (Synapse), Закупки360, РосТендер, Селдон, Bico Tender и др. Ниже мы рассмотрим их особенности.

Особое место среди агрегаторов занимает TenderGuru. TenderGuru помогает как начинающим, так и опытным участникам торгов находить нужные закупки и получать сопутствующие услуги. Рассмотрим, как именно TenderGuru облегчает работу с тендерами:

• Единая база тендеров. TenderGuru ежедневно собирает закупки с десятков тысяч источников. По данным сервиса, охват составляет более 44 000 площадок – госпорталы, коммерческие ЭТП, корпоративные сайты, муниципальные закупки и др. Причем агрегируются не только российские, но и *иностранные тендеры. Фактически TenderGuru предоставляет единую точку входа ко всем тендерам, устраняя необходимость мониторить множество сайтов.

• Мощный поиск и фильтры. В системе реализован широкий спектр фильтров: от простого поиска по ключевым словам до поиска по документации лотов и продукци. Можно сузить область поиска по конкретным площадкам, искать закупки малого объема, фильтровать тендеры с авансированием платежа, только для субъектов МСП, с обеспечением заявки/контракта и т.д. Также есть отдельный поиск по поставщикам, заказчикам, заключенным контрактам и планам закупо. Такой функционал позволяет точно настроить выдачу под нишу компании.

• Аналитика и рейтинг. TenderGuru предоставляет простую аналитику по тендерам: выбранные по фильтрам закупки можно выгружать в Excel или Google Sheets для дальнейшего анализ. Доступна аналитика по победителям торгов, конкурирующим поставщикам, заключенным контрактам, планам закупок. Кроме того, уникальной особенностью сервиса пользователи называют рейтинг заказчиков и поставщиков – TenderGuru присваивает оценки, наглядно показывая надежность контрагенто. По отзывам, такой сводный рейтинг и статистика по любой закупке выгодно отличают TenderGuru от альтернати.

В итоге TenderGuru выступает как универсальный помощник в тендерах: от поиска закупок и аналитики до получения гарантии и ЭЦП – все сервисы собраны на одном портале. Именно поэтому TenderGuru входит в топ лучших ресурсов для работы с тендерами на российском рынке.

Другие ресурсы агрегаторы:

• Synapse (Синапс) – позиционируется как бесплатный сайт поиска и аналитики тендеро. Синапс агрегирует госзакупки, коммерческие тендеры и даже гособоронзаказ; поиск осуществляется по более чем 200 площадка. Преимущества: удобство использования, возможность бесплатно искать закупки и проверять контрагентов. Пользователи отмечают, что можно сразу перейти из системы к данным об участнике в картотеке арбитражных дел, посмотреть жалобы ФАС и т.п. Синапс предоставляет полное досье на каждого поставщика или заказчика (учредители, история побед, финансовые отчеты, связи фирм и др.. Базовый функционал бесплатный, продвинутые возможности (уведомления, планы закупок и пр.) доступны в тарифе Synapse.PRO (стоимость порядка 5–10 тыс. руб. в год, что сравнительно недорого). Недостаток – несколько меньший охват источников, чем у лидеров рынка, и упор на аналитику больше, чем на CRM-функции.

• Закупки360 – современный агрегатор, предлагающий *бесплатный поиск закупок на постоянной основе. Без оплаты пользователь может мониторить тендеры (без ограничений по времени), что является главным плюсом площадки. Однако за полноценную аналитику и дополнительные функции (настройка уведомлений, подбор по ОКПД и др.) придется подключать платный тари. Сервис ориентирован на малый и средний бизнес, позволяя начать работу с тендерами без инвестиций. По функционалу Закупки360 обеспечивает фильтрацию тендеров (по отрасли, региону, начальной цене и т.д.), базовую аналитику и экспорт данных. Плюс – интуитивный интерфейс и отсев лишних результатов (“мусора”). Минус – ограниченные возможности бесплатно (например, может быть ограничено число избранных тендеров или история поиска).

• РосТендер – один из старейших агрегаторов (работает с 2010-х годов). Слоган – *«все тендеры России в одном сервисе». Собирает закупки со всех существующих источников – это более 7 000 сайтов: ЕИС, федеральные и коммерческие ЭТП, корпоративные сайты компани. Предлагает удобный поиск по ключевым словам, ИНН заказчика, ОКПД2, регионам и т.д. Отличается развитой системой рассылок: можно настроить ежедневное уведомление на email о новых тендерах по нужным параметрам. Для новых пользователей доступен демо-доступ. Платформа коммерческая: после завершения демо полная информация доступна по подписке (несколько тарифных планов в зависимости от необходимой глубины аналитики и количества пользователей). РосТендер популярен у профессиональных участников госзакупок. Недостаток – интерфейс устарел визуально, и подробная аналитика доступна только на старших тарифах.

• Селдон (Seldon) – крупный информационно-аналитический портал. Сервис Seldon.Pro (бывший Селдон.Базис) предоставляет мощные инструменты поиска тендеров и анализа рынка. Отличительная особенность – гибкая настройка: система позволяет помечать закупки цветовыми категориями, отслеживать связанные организации, переходить в другие продукты экосистемы Seldo. Для отдельных отраслей есть специальные решения – например, фармацевтическим компаниям доступен поиск торгов по лекарственным препаратам в два клика с выдачей фарм.отчет. Селдон агрегирует десятки тысяч источников, в том числе новости закупок, планы закупок, данные о банковских гарантиях и пр. Поддерживается заявка на банковскую гарантию прямо из интерфейса. Подписка на Seldon относится к премиум-сегменту: стоимость рассчитывается индивидуально для клиента, есть бесплатный пробный перио. Такая система чаще используется крупными корпорациями, которым необходим максимально полный контроль над закупочной информацией.

Платные vs бесплатные решения

Бесплатные инструменты для тендеров на рынке тоже существуют, но у них ограниченные возможности. К бесплатным можно отнести официальный сайт ЕИС (где поиск и просмотр тендеров открыты всем) и некоторые агрегаторы в базовом режиме (Tenderguru, Synapse, Закупки360 – позволяют искать бесплатно). Также универсальные CRM вроде Битрикс24 имеют бесплатные тарифы, которые можно применить для учета нескольких тендеров. Однако полностью бесплатно автоматизировать весь цикл тендера обычно не получится – либо будет лимит по функционалу, либо потребуются ручные операции. Например, TenderGuru предоставляет бесплатную рассылку и поиск, но подробная аналитика и оперативные уведомления доступны только на платных тарифа.

Платные решения (специализированные CRM и расширенные тарифы агрегаторов) окупаются, если компания планирует активное участие в закупках. Платный сервис обеспечивает экономию времени и более высокие шансы на победу. За счет подписки компания получает актуальную информацию без пропусков, удобные инструменты для подготовки заявок, поддержку и обновления ПО. По отзывам, пользователи готовы платить за такие сервисы, так как цена обычно несопоставима с потенциальной выгодой от выигранных контракто. Например, использование платной версии тендерного агрегатора позволяет не пропустить ни одной подходящей закупки – а один выигранный тендер сразу окупит стоимость подписки.

При выборе между бесплатным и платным решением стоит учесть масштаб: начинающим поставщикам имеет смысл стартовать с бесплатных возможностей (чтобы понять специфику торгов), а опытным участникам – сразу вкладываться в профессиональные инструменты. Нередко практикуют комбинацию: бесплатный агрегатор + бесплатная CRM. Но по мере роста количества тендеров такой комбинации становится мало, и бизнес переходит на платные планы ради автоматизации и аналитики.

Отзывы пользователей и кейсы внедрения

Обобщая отзывы пользователей о тендерных CRM и сервисах, можно сделать вывод, что такие инструменты действительно помогают повышать эффективность. Пользователи отмечают прежде всего экономию времени и снижение ошибок. Закупки искать очень легко, поиск интеллектуальный, семантику распознает автоматически». Многие делятся, что с переходом на CRM они перестали забывать о сроках и успевают готовить документы воврем. Положительно оценивается и функция напоминаний: система в нужный момент сигнализирует о приближении аукциона или дедлайна.

Пользователи тендерных агрегаторов ценят качество подборки и рассылки. В обзорах о TenderGuru часто упоминают удобство тонкой настройки поиска и емкие ежедневные рассылки: «очень удобно получать рассылку по собственным настройкам нужных тендеров». Также хвалят дополнительные возможности вроде рейтингов и аналитики, которых нет у конкуренто. Слабые места большинства сервисов, по отзывам – это ограничения бесплатных версий и необходимость платить за доступ к полной информации. Однако для серьезных участников закупок это оправдано.

Показательны реальные кейсы внедрения CRM. Например, упомянутая ранее компания «ИТ Стандарт» (Ярославль) после внедрения CRM решила ряд наболевших проблем: раньше база тендеров велась в Excel и заявки терялис, а с переходом в Битрикс24 все данные структурированы, и ни один тендер не пропадает из виду. В CRM настроили автоматическое распределение задач по этапам тендера, интегрировали ее с электронной торговой площадкой, обучили персонал работе в систем. В результате «работа с тендерами стала прозрачнее и проще: документы не теряются, заявки обрабатываются быстрее. Сотрудники получают напоминания об аукционах и вовремя готовят документы. Руководители в любой момент могут посмотреть стадии сделки… ситуаций “нужно было сделать вчера” стало меньше». Этот пример демонстрирует, как автоматизация повышает эффективность: компания успевает подать больше заявок и выигрывает больше контрактов.

Другой пример – предприятия, интегрировавшие тендерные агрегаторы в свою работу. Некоторые отзывы отмечают, что после подключения, например, Synapse или Селдона отдел закупок стал находить в 2-3 раза больше релевантных тендеров, потому что раньше часть объявлений просто не замечали на разрозненных площадках. Благодаря аналитике в тех же сервисах компании лучше оценивают конкурентов: видят, кто часто выигрывает у конкретного заказчика, и могут скорректировать свою ценовую политику.

В целом отзывы сводятся к следующему: CRM и специализированные сервисы заметно облегчают жизнь тендерному отделу. Да, за качество и удобство нужно заплатить, и да – любое внедрение требует времени и обучения. Но результатом становится рост эффективности и, как следствие, увеличение доходов от участия в закупках. Как отмечают сами специалисты: *«Успешно работаем с поиском закупок от Tender-CRM… теперь уже наши специалисты рассказывают о положительных впечатлениях».

Наш вывод

Информатизация тендерных процессов – необходимый шаг для компаний, желающих стабильно побеждать в закупках. Использование CRM-систем и тендерных порталов позволяет перейти от разрозненных таблиц к централизованному и контролируемому процессу. В такой системе проще соблюдать сроки, собирать полный пакет документов, отслеживать результаты и учиться на ошибках.

При выборе решения важно отталкиваться от своих задач и масштабов: кому-то хватит бесплатного агрегатора и минимальной настройки CRM, а кто-то инвестирует в мощную тендерную платформу с интеграцией во все бизнес-процессы. Главное – понять, что CRM для тендеров — это не дань моде, а реальный инструмент повышения конкурентоспособности. С ее помощью даже небольшой отдел способен обрабатывать десятки тендеров и не упускать выгодные возможност. Автоматизация рутинных операций освобождает ресурс для продумывания стратегии и улучшения предложений. А современные системы дают и необходимую аналитику, и напоминания, и связь с внешними площадками – всё, чтобы тендеры приносили максимум пользы бизнесу.

Таким образом, внедрение CRM и специальных сервисов в тендерную деятельность становится сегодня фактически обязательным условием успеха. Правильно подобранная CRM-система в связке с качественным тендерным агрегатором превращается в конкурентное преимущество: пока менее автоматизированные соперники теряются в бумагах, вы успеваете первыми подать идеальную заявку и выиграть контракт. Пусть же цифровые инструменты работают на вашу победу в каждом тендере!