Кто в организации отвечает за неустойки и претензии: юристы, закупщики или бухгалтерия

Короткий ответ: закон не «назначает» один отдел. Это общий долг заказчика, а внутри — распределение по ролям. На практике и по нормам 44-ФЗ/подзаконки:

• контрактная служба/контрактный управляющий — ведут претензионку в ЕИС, считают пени/штрафы, размещают сведения в реестре контрактов и инициируют списание;

• юристы — проверяют расчёты и тексты претензий, сопровождают споры/суды, дают заключение по основаниям списания;

• бухгалтерия — отражает начисление/оплату/списание в учёте, готовит учётные справки;

• комиссия по поступлению и выбытию активов — принимает решение о списании по правилам ПП № 783.

Ниже — «скелет» процесса с опорой на нормы.

1) Начисление и претензии — зона ответственности контрактной службы (с поддержкой юристов)

• Кто делает: контрактная служба/контрактный управляющий (это их функция в рамках администрирования контрактов по ст. 38 44-ФЗ). Юристы — экспертиза спорных ситуаций/шаблонов.

• Что еще почитать? Самое интересное на портале

  • Топ лучших агрегаторов для поиска тендеров в 2025 году
    ТендерГуру, Ростендер, Бикотендер и другие.
  • Лучшие электронные торговые площадки (ЭТП)
    Росэлторг, Текторг, ЭТП ГПБ и другие.

  Что делают:

  • фиксируют нарушение и рассчитывают пеню/штраф по ст. 34 44-ФЗ; готовят требование об уплате;

  • направляют претензию через ЕИС (обязательный канал, ч. 16 ст. 94);

  • размещают сведения о начислении (и саму претензию/требование) в реестре контрактов не позднее 5 рабочих дней — по Правилам ПП № 60.

Почему не юристы Претензия и размещение в ЕИС — это регулярная функция исполнения контракта; юристы подключаются, когда есть спор, крупные суммы, нетиповые основания, судебная перспектива и т. д.

2) Списание неустоек — комиссия + бухгалтерия, инициирует контрактная служба

• Нормы: ПП РФ № 783. Заказчик обязан провести сверку расчётов с поставщиком, и комиссия по поступлению и выбытию активов принимает решение о списании. Сроки процедуры:

  • до 10 дней — на принятие решения комиссией после сверки;

  • 5 рабочих дней — на списание после решения;

  • до 20 дней — уведомить поставщика о списании по форме из ПП № 783.

• Кто делает что:

  • контрактная служба: организует сверку расчётов (коммуникация с поставщиком, комплект документов), готовит проект решения/уведомления;

  • комиссия: принимает решение о списании (оформляется приказом/распоряжением);

  • бухгалтерия: списывает в учёте по решению комиссии и формирует учётные сведения/выписки;

  • юристы: валидируют основания/доказательства (штрафы/пени 5% — полное списание; 5–20% — 50% и т. д.), готовят позицию на случай спора.

3) RACI-карта (кто «ведёт», кто согласует)

• Расчёт неустойки, претензия в ЕИС, публикация в реестре: R (Responsible) — контрактная служба; A (Approve) — руководитель КС/КУ; C (Consulted) — юристы; I (Informed) — бухгалтерия.

• Решение о списании по ПП № 783: R — комиссия по поступлению и выбытию активов; A — председатель комиссии; C — контрактная служба, юристы, бухгалтерия.

• Проведение списания в учёте/Казначействе: R — бухгалтерия; C — контрактная служба (доккомплект), комиссия (решение).

4) Частые ошибки распределения ролей

• «Всё на бухгалтерию». Неверно: бухучёт не заменяет правовую процедуру (ЕИС-претензия, публикация в реестре, сверка). Эти этапы — зона контрактной службы.

• «Только юристы пишут претензии». Юристы согласуют, но направление через ЕИС — обязанность стороны по контракту (оператор — обычно контрактная служба).

• «Списывать можно без комиссии». Нельзя: решение принимает именно комиссия в пределах сроков ПП № 783.

Итог

• Начисление и претензии: контрактная служба/КУ (с юр-проверкой), сроки и публикации — по ч. 16 ст. 94 и ПП № 60.

• Списание: комиссия по поступлению и выбытию активов + бухгалтерия, в процедуре и сроках ПП № 783; контрактная служба инициирует и готовит пакет.

Такое распределение не только соответствует нормам, но и минимизирует риски по срокам и претензионной дисциплине.