Да, заказчик обязан хранить все ценовые запросы, ответы КП и служебную переписку, связанную с обоснованием НМЦК и проведением закупки. Срок зависит от применяемого закона:
| Нормативная база | Какие документы попадают под правило | Минимальный срок | Отсчёт срока | Норма |
|---|---|---|---|---|
| 44 ФЗ | Любая информация и документы, подготовленные вне ЕИС/ЭТП (к ним относятся письма запросы КП, полученные КП, e mail переписка, скрины сайтов, расчёты НМЦК) | 6 лет | «С момента начала закупки» для конкурентных процедур — дата размещения извещения; для закупок у ЕП — дата заключения контракта | ч. 15 ст. 4 44 ФЗ (введена «оптимизационными» поправками № 360 ФЗ) |
| 223 ФЗ | Договор, расчёты цен, переписка, протоколы, отчёты и др. | 5 лет | Со дня окончания действия договораили прекращения обязательств по нему | типовой архивный Перечень, утв. приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 (п. 225, 226) |
Если региональный/корпоративный архивный перечень устанавливает больший срок (10 лет, «до ликвидации» и т. п.), применяйте большую величину.
Почему хранить приходится даже «бумажные» КП
-
Прямой запрашиваемый документ не размещается в ЕИС попадает под ч. 15 ст. 4 44 ФЗ.
-
Его всегда спрашивает контроль, когда проверяет обоснование НМЦК: отсутствие КП = недостоверное обоснование цены.
Что еще почитать? Самое интересное на портале
- Топ лучших агрегаторов для поиска тендеров в 2025 году
ТендерГуру, Ростендер, Бикотендер и другие. - Лучшие электронные торговые площадки (ЭТП)
Росэлторг, Текторг, ЭТП ГПБ и другие.
Формат хранения
-
Бумага или скан PDF в корпоративной ЭДО системе/архиве — закон не диктует носитель, лишь срок.
-
Важно обеспечить возможность предъявить оригинал/копию по требованию казначейства, УФАС, аудиторов на протяжении всего срока.
Итог
Заказчик хранит запросы КП и всю связ переписку:
-
6 лет — если работает по 44 ФЗ;
-
5 лет — если закупка подпадает под 223 ФЗ (или дольше, если так велит внутренний/региональный перечень).
Основания: ч. 15 ст. 4 44 ФЗ и Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 236).
