Электронная приёмка по 44-ФЗ и сторонний ЭДО: как это увязать на практике

По конкурентным закупкам (аукционы, конкурсы, запросы котировок/предложений) сейчас действительно складывается ощущение, что «всё ушло» в электронную приёмку в ЕИС. Но это не значит, что сторонний ЭДО потерял смысл — просто роли разделились.

Разложим по порядку.

Где приёмка обязана быть только в ЕИС

По 44-ФЗ приёмка «завязана» на ст. 94 и подзаконные акты. В целом правило такое:

• если контракт заключён по результатам электронной конкурентной закупки,

• и объект позволяет вести электронный документооборот,

то документы о приёмке (универсальный передаточный документ, КС-2/КС-3, акт, накладная и т.п.) оформляются в форме электронных документов через ЕИС с использованием функционала электронной приёмки.

На практике это означает:

• акты/УПД создаются, подписываются и хранятся в модуле ЕИС «Документы о приёмке»;

• именно эти документы «закрывают» исполнение в реестре контрактов, их видит казначейство, контрольно-счётные и т.д.

То есть по конкурентным процедурам, где ЕСИА+ЕИС «дотянулась» до объекта, ключевой юридически значимый документ о приёмке — именно в ЕИС.

Что тогда со сторонним ЭДО — он вообще нужен

Нужен, но уже не как основной «акт приёмки для 44-ФЗ», а как:

• хозяйственный документооборот между заказчиком и поставщиком (счета-фактуры, детализации, спецификации, первичка для бухучёта, переписка);

• дублирующий/внутренний контур: многие бухгалтерии продолжают работать через оператора ЭДО, потому что:

  • он вшит в учётную систему (1С, Парус, Галактика и т.д.);

  • по внутренним регламентам все первичные документы гоняются именно через ЭДО (для налоговой, аудита, управленческого учёта).

На практике часто делают так:

• В ЕИС оформляют и подписывают документ о приёмке (акт/УПД), как того требует 44-ФЗ.

• В ЭДО либо:

  • отправляют копию того же УПД/акта «для бухгалтерии», либо

  • формируют отдельный УПД в формате ФНС, если так удобнее для налогового учёта.

При конфликтах и проверках «главным» считается документ в ЕИС как исполнение контракта, а ЭДО используется как подтверждающая первичка и для налоговой.

Есть ли контракты, где можно обойтись без ЕИС-приёмки

Да, и это тоже важно понимать:

• контракты, заключённые не по результатам электронных конкурентных процедур (многие закупки у единственного поставщика, малая закупка по п. 4, п. 5 и др.),

• случаи, когда объект не попадает под обязательную электронную приёмку (отдельные виды работ/услуг, закрытая информация, гостайна и т.п.),

— по ним заказчик вправе:

• либо использовать ЕИС (если модуль позволяет и заказчику так удобнее),

• либо оформлять приёмку «как раньше»: бумажный акт, акт по ЭДО, внутренние формы, а в ЕИС загружать только сведения об исполнении (сумма, дата, реквизиты документа).

То есть «вся приёмка исключительно в ЕИС» — это не про любые контракты по 44-ФЗ, а прежде всего про электронные конкурентные закупки.

Зачем тогда заказчику и поставщику сохранять ЭДО

Сторонний ЭДО сохраняет смысл:

• Для налогового и бухгалтерского учёта

  • ЕИС — это про исполнение контракта по 44-ФЗ;

  • ФНС и бухгалтерия живут в своей экосистеме (формат УПД, маршрутизация по организациям, автоматическое признание доходов/расходов). Поэтому даже если акт «юридически» подписан в ЕИС, бухгалтерия может попросить тот же УПД через оператора ЭДО.

• Для «не44-ФЗ-шных» договоров

  • коммерческие договоры, 223-ФЗ, арендные, сервисные и т.п. по-прежнему массово идут через ЭДО, и под них никто не делает приёмку в ЕИС.

• Для внутренних процессов

  • согласование счетов, актов, заявок, переписка между подразделениями;

  • архив первички при смене ИС/оператора.

• Как резервный канал обмена документами

  • бывают сбои в ЕИС, задержки;

  • иногда нужно оперативно обменяться проектом акта, приложениями, детализацией — это удобнее делать в ЭДО, а уже финальную версию «загружать» в ЕИС.

Практический вывод

• По конкурентным закупкам по 44-ФЗ (особенно аукционы) основная приёмка по контракту действительно должна оформляться в виде электронных документов в ЕИС — это сейчас базовое требование, если объект позволяет.

• При этом сторонний ЭДО не теряет смысла:

  • помогает вести первичный учёт и документы для налоговой;

  • используется для «не44-ФЗ» договоров;

  • служит внутренним и резервным каналом обмена документами.

То есть правильно думать так:

Для контрактной системы (44-ФЗ) приёмка по конкурентным закупкам — через ЕИС. Для бухгалтерии, ФНС и внутренних процессов — дополнительно используем ЭДО.

Не «или-или», а «и то, и другое, но у каждого своя роль».